Datenschutzhinweise

Datenschutz in der Stallverwaltungs-App Hier erklären wir, welche Daten wir für die App brauchen, wer sie sehen darf und wie du deine Rechte wahrnehmen kannst. Wenn Eltern für ihr Kind buchen, führen die Eltern den Zugang. Das Kind wird als Reiter und Teilnehmer der Reitstunde geführt. 1. Wer ist verantwortlich? Lena Graf und Bianca Richter-Graf, landwirtschaftlicher Betrieb, betreiben diese App und sind für die hier beschriebene Datenverarbeitung verantwortlich. Lena Graf, Veilchenstr. 9, 97228 Rottendorf, Deutschland E-Mail: lenagraf1996.lg@gmail.com Bianca Richter-Graf, Fichtenstraße 6, 97228 Rottendorf, Deutschland E-Mail: biancarichtergraf@gmail.com Du kannst dich mit Datenschutzfragen oder zur Ausübung deiner Rechte an jede der beiden Betreiberinnen wenden. 2. Welche Daten werden verarbeitet? Je nach Nutzung und Rolle gehören dazu: • Zugang und Kontakt: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Benutzerkennung, Rolle, Kontostatus und Anmeldedaten. • Reiter und Eltern: Name und Geburtsdatum des Reiters, Erziehungsberechtigte, Eltern-Kind-Zuordnung, Rechnungsempfänger, Reitkenntnisse, Einstufung und organisatorische Notizen. • Reitbetrieb: gebuchte Stunden, Stammplätze, Warteliste, zugewiesene Pferde, Anwesenheit, Absagen und Preise; bei Teilnahme auch Turniernennungen und Ergebnisse. • Einsteller und Finanzen: zugeordnetes Pferd, Standort, vereinbarter Monatspreis, Vertragszeiträume, Rechnungen, Belege und manuell erfasste Zahlungen. • Mitarbeit im Stall: Aufgaben, Zuständigkeiten, Rückmeldungen, Erledigungen, Verfügbarkeit, Termine und interne Mitteilungen, soweit deine Rolle diese Funktionen nutzt. • Technischer Betrieb: IP-Adresse, aufgerufene Seite, Zeitpunkt, Browser- und Geräteinformationen, Fehler- und Sicherheitsprotokolle sowie Benutzerkennung, Zeitpunkt und Fassung einer Datenschutzbestätigung. Wichtige Änderungen werden mit dem ausführenden Zugang protokolliert. Die Angaben kommen von dir, deinen Erziehungsberechtigten oder der Stallleitung. Die Stallleitung übernimmt beispielsweise Anmeldedaten aus eurem Formular und erfasst Teilnahme, Einstufung oder Zahlung. Eltern erhalten diese Hinweise auch für die Verarbeitung der Daten ihrer zugeordneten Kinder; bitte erklärt sie dem Kind altersgerecht. Die Gesundheitsfunktionen der App betreffen Pferde. Bitte trage keine Gesundheitsdaten von Menschen in allgemeine Freitextfelder ein. 3. Wofür brauchen wir die Daten? Wir nutzen sie, um Zugänge bereitzustellen, Reiter richtig zuzuordnen, Unterricht und Stallabläufe zu organisieren, Verträge zu erfüllen und Leistungen abzurechnen. Soweit die Verarbeitung für einen Vertrag mit dir oder dessen Anbahnung erforderlich ist, ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO die Grundlage. Gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten erfüllen wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO. Die sichere Bereitstellung der App, Missbrauchsschutz, nachvollziehbare Änderungen und die erforderliche Abstimmung im Stall beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unsere Interessen sind ein sicherer Zugang und ein geordneter, nachvollziehbarer Stallbetrieb. Dies gilt auch für erforderliche Teilnehmerdaten eines Kindes, soweit der Vertrag mit den Eltern besteht und die Verarbeitung nicht bereits zur Erfüllung eines Vertrags mit dem Kind erforderlich ist; die Schutzinteressen des Kindes sind dabei besonders zu beachten. Die Bestätigung dieser Hinweise ist eine Kenntnisnahme. Sie ist keine Einwilligung in Werbung, Fotoveröffentlichungen oder weitere Zwecke. Solche zusätzlichen Verwendungen sind nicht von dieser Bestätigung umfasst. 4. Wer kann die Angaben sehen? Zugriffe richten sich nach den Aufgaben und Rollen. Admin und Stallleitung verwalten die benötigten Betriebsdaten. Trainer erhalten die für den Unterricht vorgesehenen Angaben. Familie und Helfer sehen die für ihre freigegebenen Aufgaben vorgesehenen Informationen. Reiterzugänge beziehen sich auf den eigenen Reiter; Elternzugänge auf die ausdrücklich zugeordneten Kinder. Andere Eltern erhalten keine Teilnehmernamen oder Kontaktdaten fremder Kinder aus der Elternansicht. Finanzdaten und private Dokumente sind gesondert geschützt. Technische Dienstleister verarbeiten Daten für Hosting, Anmeldung und Speicherung. Gegenüber Behörden legen wir Daten offen, soweit eine gesetzliche Pflicht besteht. Wenn du uns eine E-Mail schickst, verarbeiten außerdem die beteiligten E-Mail-Dienste deine Nachricht und Verbindungsdaten; die oben genannten Kontaktpostfächer nutzen Gmail von Google Ireland Limited, Irland. Auch dabei sind Verarbeitungen außerhalb der EU möglich; die Anbieterinformationen unter Punkt 5 erläutern dies. 5. Hosting, Datenbank und Übermittlungen Vercel Inc., USA, stellt die App bereit. Dabei werden Verbindungsdaten und die zur Ausführung der aufgerufenen Funktionen erforderlichen Inhalte verarbeitet. Supabase Pte. Ltd., Singapur, stellt Benutzeranmeldung, Datenbank und Dateispeicher bereit. Die Projektdatenbank ist in der EU-Region Irland (eu-west-1) eingerichtet. Eine EU-Datenbankregion bedeutet nicht, dass sämtliche Verarbeitung ausschließlich in der EU erfolgt: Durch Hosting, Support und Unterauftragnehmer kann eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden, insbesondere in den USA oder Singapur. Die veröffentlichten Auftragsverarbeitungsbedingungen von Vercel und Supabase sehen für entsprechende Drittlandübermittlungen insbesondere EU-Standardvertragsklauseln vor. Die Bedingungen, Schutzmaßnahmen und Informationen zu Unterauftragnehmern sind hier abrufbar: https://vercel.com/legal/dpa https://supabase.com/legal/customer-resources/data-processing-addendum Informationen zur Verarbeitung durch Gmail/Google: https://policies.google.com/privacy?hl=de Bei Fragen zu den für deine Daten geltenden Übermittlungen und zu Kopien der einschlägigen Garantien kannst du dich an die oben genannten Betreiberinnen wenden. 6. Anmeldung, Cookies und E-Mails Die App verwendet technisch erforderliche Anmelde-Cookies, um deine Sitzung zu erkennen und geschützte Inhalte bereitzustellen. Ohne diese funktioniert der angemeldete Bereich nicht. Die Speicherung bzw. der Zugriff hierfür erfolgt nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die weitere Verarbeitung nach den unter Punkt 3 genannten Grundlagen. Die App bindet keine Werbetracker oder externen Werbenetzwerke ein. Beim Anlegen eines Zugangs wird keine automatische Zugangsmail versendet. Das Startpasswort wird persönlich weitergegeben; anschließend legst du dein eigenes Passwort fest. Wenn du „Passwort vergessen“ anforderst, wird die dafür erforderliche E-Mail über den Authentifizierungsdienst ausgelöst. Die Datenschutzbestätigung bestellt keinen Newsletter. 7. Wie lange bleiben die Daten gespeichert? Die für deinen Zugang benötigten Daten speichern wir grundsätzlich für die Dauer des Kontos bei Supabase. Du kannst die Löschung über die oben genannten Kontakte anfordern. Entfällt der Zweck der Speicherung, werden nicht mehr erforderliche Daten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Pflichten oder berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen. Das betrifft auch einen nicht mehr benötigten Zugang. Eine Kontolöschung löscht nicht automatisch aufbewahrungspflichtige Rechnungen und Buchungsnachweise. Rechnungen und Buchungsbelege müssen grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt werden; für bestimmte Bücher und Aufzeichnungen gelten zehn Jahre, für andere steuerrelevante Unterlagen sechs Jahre. Maßgeblich sind die jeweils anwendbaren gesetzlichen Fristen, insbesondere § 147 AO und § 14b UStG, und ihr gesetzlicher Fristbeginn. Bei offenen Forderungen, Rechtsstreitigkeiten oder gesetzlichen Verlängerungen kann eine längere, zweckgebundene Aufbewahrung erforderlich sein. Nicht benötigte Daten werden davon nicht pauschal erfasst. Technische Protokolle werden nur für den erforderlichen Zeitraum zur Sicherheit und Fehleranalyse benötigt; Umfang und Dauer richten sich nach dem jeweiligen Dienst und einem gegebenenfalls zu untersuchenden Vorfall. Nachweise über Änderungen und Datenschutzbestätigungen werden nur aufbewahrt, solange der konkrete Nachweiszweck oder eine gesetzliche Pflicht dies erfordert. Sicherungskopien sind bei Löschanfragen und einer etwaigen Wiederherstellung mit zu berücksichtigen. Die App unterscheidet zwischen Deaktivieren/Archivieren und tatsächlichem Löschen: Ein deaktivierter Zugang oder archivierter Reiter ist nicht automatisch aus der Datenbank gelöscht. Die abschließende Löschung wird durch die Betreiberinnen nach Prüfung der betroffenen Daten und Aufbewahrungspflichten veranlasst; es gibt dafür keinen automatischen Selbstbedienungs-Löschlauf. 8. Welche Angaben sind erforderlich? Für einen Zugang brauchen wir einen Namen und eine Anmelde-E-Mail-Adresse. Für die Zuordnung zum Reitbetrieb sind Reiterdaten und gegebenenfalls die Verbindung zum Erziehungsberechtigten erforderlich; für Rechnungen der richtige Empfänger und dessen Anschrift. Ohne die für einen Vorgang erforderlichen Angaben können wir diesen Vorgang nicht über die App durchführen. Zusätzliche Angaben sind nur nötig, soweit sie für die tatsächlich genutzte Funktion erforderlich sind. Bei Fragen zu einzelnen Feldern hilft die Stallleitung. Die App prüft bei Buchungen beispielsweise freie Plätze und von der Stallleitung gepflegte Zulassungen. Über Einstufungen und Sonderfälle entscheidet die Stallleitung. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt; die App erstellt keine Werbeprofile. 9. Deine Rechte Du kannst unter den gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen. Einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation widersprechen. Eine gegebenenfalls gesondert erteilte Einwilligung kannst du für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung bleibt davon unberührt. Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an deinem Aufenthaltsort oder am Ort eines vermuteten Verstoßes. Für nicht-öffentliche Stellen in Bayern ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, zuständig. Informationen und Beschwerdeweg: https://www.lda.bayern.de/de/beschwerde.html 10. Lesen und bestätigen Beim ersten Zugriff auf den angemeldeten Appbereich nach Veröffentlichung einer neuen Fassung musst du diese Hinweise lesen und die Kenntnisnahme aktiv bestätigen. Gespeichert werden dein Zugang, die Textfassung und der Zeitpunkt. Ohne diese Bestätigung bleibt der angemeldete Appbereich gesperrt; Abmelden, Impressum und Datenschutz bleiben erreichbar. Du kannst die Hinweise jederzeit über „Datenschutz“ erneut öffnen.